Fundada em 1936, na cidade paulista de Piracicaba, a COSAN é um dos maiores grupos privados do Brasil, com atuação nas áreas de lubrificantes, alimentos, logística, infraestrutura, gestão de propriedades agrícolas e no setor sucroenergético, através da Raízen – empresa formada em parceria com a Shell. Em seus primeiros 50 anos concentrou seus ativos agrícolas e industriais na produção de açúcar e etanol. Na década de 80, deu início à estratégia que segue com sucesso até hoje: crescer e diversificar seus negócios por meio de aquisições e parcerias que ofereçam oportunidades de ganho de sinergias, mantendo a disciplina financeira para permitir maior geração de valor a seus acionistas. Com visão de longo prazo, foco em melhorias operacionais e redução de custos a COSAN, através da Raízen, consolidou-se como o maior “player” do setor sucroenergético no país. Por essa visão a empresa sentiu necessidade de também aperfeiçoar algumas áreas de seu portal interno, incluindo o portal de RH.

 

O desafio da Programmer’s foi estruturar o antigo portal de RH da COSAN, que continha algumas limitações relacionadas ao desempenho e à organização de todo o seu conteúdo. Gerir o Portal era uma atividade complexa, que demandava tempo da área de comunicação e, muitas vezes, gerava erros inesperados aos usuários.A necessidade surgiu do departamento de comunicação da COSAN que precisava disponibilizar e compartilhar informações internamente aos seus colaboradores de forma rápida e eficaz, e a forma como o portal anterior foi desenvolvido impedia esta agilidade.

 

Solução:

Utilizando recursos fáceis e modernos foi desenvolvido um portal de intranet abrangendo os departamentos mais relevantes, incluindo o novo portal de RH da COSAN. Em parceria com a área de Comunicação Corporativa da empresa, a Programmer’s melhorou a usabilidade do portal, bem como a estrutura das informações e, principalmente, a forma como o conteúdo é gerido. Tudo isso utilizando recursos da ferramenta Windows SharePoint Services(WSS).

Foi criado um novo portal de Intranet com uma estrutura de “sites” e “subsites” em um novo servidor deSharePoint. O objetivo foi organizar a arquitetura de disponibilização e manutenção das informações, permitindo segmentar informações restritas a determinados grupos, bem como informações comuns a todos os colaboradores da empresa.

 

O novo portal foi dividido em departamentos, visando uma melhor utilização e otimização das “features” doSharePoint, o que proporcionou grande melhoria de desempenho e organização do conteúdo. O portal trouxe vantagem por ser uma ferramenta de fácil utilização por este departamento, ou seja, a ferramenta poderia ser mantida pela própria área de comunicação, sem a necessidade do envolvimento constante do departamento de TI.

 

Benefícios:

Hoje os colaboradores podem acessar mais facilmente informações como políticas e formulários de RH, solicitar serviços, tirar dúvidas de alguns processos e consultar vagas abertas para recrutamento interno. Além disso, o usuário também pode utilizar o espaço para acompanhar o atendimento das suas solicitações.

O novo ambiente “on-line” traz para a intranet a possibilidade de ter os principais serviços da área, facilitando a abertura e o acompanhamento de solicitações e demandas, de forma mais dinâmica.

 

Veja abaixo alguns benefícios que a solução trouxe à empresa:

• Compartilhamento de informações em local único

• Controle de acessos

• Informações direcionadas a grupos de usuários determinados

• Diminuição da dependência do departamento de comunicação e demais departamentos com relação ao departamento de TI.

 

Depoimento:

 

“Os problemas existentes no antigo ambiente de intranet da COSAN geraram uma série de limitações e empecilhos desde a sua criação. A demanda interna era grande, com ideias inovadoras e os prazos curtos. Como o desempenho do sistema não acompanhava essa rotina, a equipe de comunicação da COSAN começou a buscar um suporte técnico especializado em SharePoint, que conseguisse organizar o ambiente de forma que ele atendesse a demanda. A empresa escolhida para isso foi a Programmer’s®, que disponibilizou um especialista sênior em SharePoint para analisar a nossa estrutura. Foi constatado que o melhor seria migrar a intranet para um ambiente saudável e os trabalhos foram iniciados. Atualmente, temos uma intranet com desempenho satisfatório e um suporte técnico experiente por parte da Programmer’s®, o que resulta em um atendimento positivo aos nossos clientes internos. Esse foi o primeiro projeto desenvolvido com aProgrammer’s. Depois disso vieram vários outros, como por exemplo, o Portal de RH e a adaptação de uma nova internet para a Raízen, empresa resultante da parceria entre a COSAN e a Shell”.

Samira Attie de Moura – Assessora de Comunicação Interna

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